Categoría: Herramientas de trabajo colaborativo

Quisiera hacer una comparación entre la utilización de mails versus whatsapp como herramienta de trabajo. No es que yo no utilice para nada Whatsapp, sino que sólo lo utilizo para cosas puntuales.

Aquí los motivos:

En conclusión, la herramienta para trabajar, que guarda históricamente y en forma organizada (por etiquetas, colores, etc), permite realizar búsquedas avanzadas, no invade el tiempo personal, y está diseñada para trabajar, es el mail.

El whatsapp en el trabajo debería utilizarse sólo para cosas como “cambiamos de aula la reunión que estamos por tener en cinco minutos”: que es cuando se requiere inmediatez, cuando se trata de un mensaje que no hay que guardar, no tiene archivos adjuntos y que no es necesario responder.

Obtener valores únicos

Muchas veces tenemos una lista de trabajo en la que hay registros repetidos, por ejemplo: en una planilla donde se registran los llamados telefónicos a la mesa de ayuda, una misma persona puede figurar muchas veces (tantas veces como llamados haya realizado).

Si queremos obtener una nueva lista donde figure sólo una vez cada persona, independientemente de la cantidad de llamados, podemos utilizar la función UNIQUE(bloque)

Si el bloque es predeterminado se puede mencionar, como siempre: a1:a18

Si la lista de valores irá creciendo, se puede nombrar la columna completa con A:A

Filtrar una tabla según el valor de una columna

Por otra parte, si lo que necesitamos es obtener de una lista sólo los registros que cumplen una condición, podemos utilizar la función FILTER. La siguiente fórmula muestra los llamados del día lunes, pero sólo nos muestra el nombre y el motivo:

 =filter($A2:B120,C2:C120=”lunes“)

Las primeras páginas web eran textos con enlaces; vivíamos la popularización del hipertexto. Era sorprendente cómo un contenido te llevaba a otro según los antojos de la curiosidad (y después no te acordás desde dónde empezaste, claro…). Los usuarios comunes éramos lectores de hipertexto.

Hace unos años nos maravillábamos con la web 2.0. “¡Ahora todos podemos publicar contenido en la web sin necesidad de ser programadores o de saber HTML!”, “¡Ahora todos tenemos un espacio gratuito para subir nuestros videos, audios, páginas web!”. Todos comenzamos a ser comentadores, publicadores, autores de la web.

Sin embargo, la web 2.0 ya es pasado. A pasos cada vez más veloces y sorprendiéndonos cotidianamente, caímos (¡sí, caímos porque nos empujaron! ¡Otra vez nos cambiaron de paradigma sin que nos diéramos cuenta!) al paradigma “en la nube”.

¿Y cuál es la diferencia? 

La diferencia es la ubicuidad. Ya no dependemos de un solo dispositivo o de estar sentados frente a la PC de la oficina; miramos nuestros mails en el celular, la tablet, la netbook, o en una computadora prestada o alquilada.

Ya no escribimos un texto en un procesador de textos y después lo subimos. Podemos escribir en línea directamente utilizando Google Drive. Pero si necesitamos trabajar en nuestro paquete ofimático, no es necesario trabajar siempre en la misma computadora gracias a Dropbox. Estas herramientas se usan en la nube, y además están pensadas para el trabajo colaborativo. Podemos invitar a quienes decidamos a usarla, a ver, a escribir, a comentar, a chatear.

Google Keep nos permite tener lista de compras o de recordatorios varios, con alarmas que incluyen la posibilidad de avisarnos cuando estemos en determinada ubicación. Escribimos recordatorios en la PC o en el celular, y cuando vamos viajando en el colectivo de pronto el celular detecta que estamos en el barrio de Boedo y ¡Plimp! Alarma de ubicación: Comprar el regalo de cumpleaños de la sobrina.

Con los clásicos WordPress, Blogger o Google Sites publicamos contenido en línea sin necesidad de editarlo previamente en una computadora fija.

Para el aula, líneas de tiempo en línea, mapas conceptuales colaborativos, generadores de cómics, carteleras de corcho, presentaciones en línea y toda una lista infinita de herramientas que se utilizan on line y en forma colaborativa.

Por suerte, ya aprendimos a aprender. Aprendimos a cambiar de paradigma y me arriesgaría a decir… le tomamos el gustito a la innovación.

Google Drive nos ofrece un excelente conjunto de herramientas para trabajo colaborativo.

Crear una hoja de cálculo que puedan modificar un conjunto de personas que invitemos, es una solución maravillosa para el problema de las versiones de archivos y superposición de tareas.

Sin embargo, no todos los usuarios comprenden los límites de su trabajo en un documento compartido y a veces invaden lo que no deben tocar (adrede o no).

Por suerte en las hojas de cálculo de Google Drive se puede proteger un conjunto de celdas para que sólo determinados usuarios puedan modificarlo.

Voy a dar el siguiente ejemplo: en un equipo de trabajo se crea esta hoja de cálculo para que cada persona anote sus propios gastos. Pero para impedir que las otras personas modifiquen los gastos de Pepe, se protege ese rango utilizando el menú Datos, opción Hojas y rangos protegidos. Se le pone nombre al rango, se elige “Establecer permisos” y se indica qué usuario puede editar esa zona y cuál no.

El usuario verá las celdas que no puede editar con unas líneas diagonales, y se le mostrará un mensaje de error cuando intente escribir allí.