Mail versus Whatsapp

Quisiera hacer una comparación entre la utilización de mails versus whatsapp como herramienta de trabajo. No es que yo no utilice para nada Whatsapp, sino que sólo lo utilizo para cosas puntuales.

Aquí los motivos:

WhatsappMail
Es inmediatoEs inmediato
No permite buscar de manera avanzadaPermite realizar búsquedas avanzadas (de quién es el mensaje, si tiene o no tiene attachment, desde tal hasta tal fecha, etc.)
No permite crear etiquetasPermite utilizar etiquetas o carpetas, crear filtros automáticos, marcar con color una conversación, marcar como no leída una conversación, etc.
Es invasivo: quien envía elige cuándo enviarlo y quien recibe el mensaje ve una notificación en el momento, aunque esté en su tiempo libre.Debido a que se utilizan cuentas laborales y cuentas personales, una persona puede decidir no revisar la cuenta laboral durante los fines de semana, por ejemplo.
Es desordenadoPermite atender los pedidos desde el más antiguo hasta el más nuevo. También utilizar etiquetas como “Pendiente de resolución”, “resuelto”, “ver más tarde”, etc.
Depende del dispositivo. Los mensajes de Whatsapp suelen perderse al cambiar de dispositivo si no se hizo copia de seguridad. Los archivos son inencontrables y ocupan espacio en el dispositivo. Si no se cuenta con la herramienta necesaria para abrir un archivo, quien lo recibe tiene que instalarse una app o enviárselo por mail a sí mismo/a.Se puede cambiar una y otra vez de dispositivo, y los mensajes siguen allí y ordenados.

En conclusión, la herramienta para trabajar, que guarda históricamente y en forma organizada (por etiquetas, colores, etc), permite realizar búsquedas avanzadas, no invade el tiempo personal, y está diseñada para trabajar, es el mail.

El whatsapp en el trabajo debería utilizarse sólo para cosas como “cambiamos de aula la reunión que estamos por tener en cinco minutos”: que es cuando se requiere inmediatez, cuando se trata de un mensaje que no hay que guardar, no tiene archivos adjuntos y que no es necesario responder.

Crear un cuestionario utilizando Google Form

Hace un tiempo, explicando el uso de Google Form para hacer formularios de inscripción a cursos, noté que existía una nueva opción: la de poner calificaciones.

Entonces ahora, este tipo de formularios sirven para realizar encuestas, y también para realizar evaluaciones.

Para empezar a crearlo, tenemos que acceder a Google Drive, y elegir la opción Nuevo / Más / Formulario de Google:

Crear un formulario

Allí escribiremos las preguntas una a una, que serán de diferentes tipos: casillas de verificación, botones de opción, lista desplegable, etc.

elegir tipo de pregunta

Una vez creada la pregunta, indicaremos si es o no obligatoria, y luego, haciendo clic en el signo + agregaremos otra pregunta.

Obligatorio y nueva pregunta

Cuando ya tenemos todas las preguntas creadas, podemos ir a la opción de configuración y elegir, en la pestaña “Cuestionario”, “Convertir en un cuestionario”.

Convertir en un cuestionario

Ahora volvemos a las preguntas, y veremos una opción nueva: “Clave de respuesta”. Hacemos clic allí y podemos determinar la calificación de esa pregunta, y elegir la respuesta correcta:

Definir respuesta

Por último, podemos utilizar la opción “Enviar” para agregar colaboradores (no son quienes responden sino otros profesores que pueden ver las respuestas y modificar las preguntas), o para obtener el enlace, el código para insertar en una página, etc.

Enviar formulario

Cuando accedas a tu formulario vas a poder ver las respuestas:

Ver las respuestas

Y haciendo clic en el icono verde se puede crear una hoja de cálculo que mientras esté vinculada, se actualice con los resultados obtenidos:

Respuestas en hoja de cálculo

Eliminar valores repetidos y filtrar – Google Drive

Obtener valores únicos

Muchas veces tenemos una lista de trabajo en la que hay registros repetidos, por ejemplo: en una planilla donde se registran los llamados telefónicos a la mesa de ayuda, una misma persona puede figurar muchas veces (tantas veces como llamados haya realizado).

Si queremos obtener una nueva lista donde figure sólo una vez cada persona, independientemente de la cantidad de llamados, podemos utilizar la función UNIQUE(bloque)

Si el bloque es predeterminado se puede mencionar, como siempre: a1:a18

Si la lista de valores irá creciendo, se puede nombrar la columna completa con A:A

=unique(a:a)

 

Filtrar una tabla según el valor de una columna

Por otra parte, si lo que necesitamos es obtener de una lista sólo los registros que cumplen una condición, podemos utilizar la función FILTER. La siguiente fórmula muestra los llamados del día lunes, pero sólo nos muestra el nombre y el motivo:

 =filter($A2:B120,C2:C120=”lunes)

=filter($A$2:$B$120,$C$2:$C$120=F1)

Utilizando el celular para controlar una presentación

Estuve probando algunas herramientas para manejar las presentaciones utilizando el celular*.

La que más me gustó fue Presentations Docs, que se utiliza de la siguiente manera:

  1. Se accede al enlace de Presentation Docs
  2. Se instala (allí mismo se indica cómo) la app para el celular

presentation2

  1. Escribimos el link de una presentación de Google Drive -por ejemplo- en Presentation Docs
  2. Vinculamos nuestro dispositivo leyendo el código QR utilizando el celular

Entrar a una presentación y vincular el celular

 

¡Listo! Tenemos nuestro control remoto en el celular:

El celular como control remoto

*Gracias a una publicación de Carlos Rodríguez en G+

Vivir en la nube (¡Otra vez lo hicieron!)

Las primeras páginas web eran textos con enlaces; vivíamos la popularización del hipertexto. Era sorprendente cómo un contenido te llevaba a otro según los antojos de la curiosidad (y después no te acordás desde dónde empezaste, claro…). Los usuarios comunes éramos lectores de hipertexto.

Hace unos años nos maravillábamos con la web 2.0. “¡Ahora todos podemos publicar contenido en la web sin necesidad de ser programadores o de saber HTML!”, “¡Ahora todos tenemos un espacio gratuito para subir nuestros videos, audios, páginas web!”. Todos comenzamos a ser comentadores, publicadores, autores de la web.

Sin embargo, la web 2.0 ya es pasado. A pasos cada vez más veloces y sorprendiéndonos cotidianamente, caímos (¡sí, caímos porque nos empujaron! ¡Otra vez nos cambiaron de paradigma sin que nos diéramos cuenta!) al paradigma “en la nube”.

¿Y cuál es la diferencia? 

La diferencia es la ubicuidad. Ya no dependemos de un solo dispositivo o de estar sentados frente a la PC de la oficina; miramos nuestros mails en el celular, la tablet, la netbook, o en una computadora prestada o alquilada.

Ya no escribimos un texto en un procesador de textos y después lo subimos. Podemos escribir en línea directamente utilizando Google DrivePero si necesitamos trabajar en nuestro paquete ofimático, no es necesario trabajar siempre en la misma computadora gracias a Dropbox. Estas herramientas se usan en la nube, y además están pensadas para el trabajo colaborativo. Podemos invitar a quienes decidamos a usarla, a ver, a escribir, a comentar, a chatear.

Google Keep nos permite tener lista de compras o de recordatorios varios, con alarmas que incluyen la posibilidad de avisarnos cuando estemos en determinada ubicación. Escribimos recordatorios en la PC o en el celular, y cuando vamos viajando en el colectivo de pronto el celular detecta que estamos en el barrio de Boedo y ¡Plimp! Alarma de ubicación: Comprar el regalo de cumpleaños de la sobrina.

Google Keep en la PC Pantalla del celular con Google Keep

Con los clásicos WordPress, Blogger o Google Sites publicamos contenido en línea sin necesidad de editarlo previamente en una computadora fija.

Para el aula, líneas de tiempo en línea, mapas conceptuales colaborativos, generadores de cómics, carteleras de corcho, presentaciones en línea y toda una lista infinita de herramientas que se utilizan on line y en forma colaborativa.

 

Por suerte, ya aprendimos a aprender. Aprendimos a cambiar de paradigma y me arriesgaría a decir… le tomamos el gustito a la innovación.

 

Proteger rangos para cada usuario en Google Drive

Google Drive nos ofrece un excelente conjunto de herramientas para trabajo colaborativo.

Crear una hoja de cálculo que puedan modificar un conjunto de personas que invitemos, es una solución maravillosa para el problema de las versiones de archivos y superposición de tareas.

Sin embargo, no todos los usuarios comprenden los límites de su trabajo en un documento compartido y a veces invaden lo que no deben tocar (adrede o no).

Por suerte en las hojas de cálculo de Google Drive se puede proteger un conjunto de celdas para que sólo determinados usuarios puedan modificarlo.

Voy a dar el siguiente ejemplo: en un equipo de trabajo se crea esta hoja de cálculo para que cada persona anote sus propios gastos. Pero para impedir que las otras personas modifiquen los gastos de Pepe, se protege ese rango utilizando el menú Datos, opción Hojas y rangos protegidos. Se le pone nombre al rango, se elige “Establecer permisos” y se indica qué usuario puede editar esa zona y cuál no.

Proteger un rango

 

El usuario verá las celdas que no puede editar con unas líneas diagonales, y se le mostrará un mensaje de error cuando intente escribir allí.

Celdas protegidas para ese usuario